经常有客户说，我们青岛广告公司准备做一场展会活动，领导批的预算有限，只有不到1万块钱，但是光设计效果图就要好几千了，再加上现场搭建、物料制作、人工运输等，没个3、5万根本下不来，时间紧迫，市场部都要愁死了，怎么办呢？
其实一场展会活动，不管是在会展中心还是在酒店的大宴会厅，10万块钱能做，1万块钱也能做，甚至5000块都可以做的有模有样，所以大可不必为了预算少而犯愁，就办活动而言，预算这个东西，多有多的优势，少也有少的办法。
要做一场展会活动，需要分几步走？
1、设计展会图，2、制作物料，3、搭建会场，4举办活动，5撤展。
假设一场布展活动的费用是5万元，通常是设计费1万，物料制作费2万，现场搭建费1万，剩下的邀请礼仪模特演艺人员等零零散散的费用是1万。
设计效果图，这是展会活动的第一步，是一场展会活动的基础，这是最难的一步也是最简单的一步，效果图可以是美轮美奂，3D渲染等，也可以是平面图，甚至用笔在纸上画一画大体轮廓都可以算是设计图。
   

通常大型公司都非常重视这一步，通常需要反复的修改，然后再反复的提交给公司领导审核，走审批流程等等，一套设计图通过往往需要一两个月的时间。这也是为什么广告公司在设计图这一环节经常要收费好几万的原因。但是中型或者小型的公司需要这一步吗，其实完全是可以去掉的，让广告公司出一个大体的平面图，或者现场布置的思路即可。
第二步，是物料的制作，通常展会活动用到的主要物料有烤漆地台、亚克力、密度板、三合板、喷绘写真KT板、背景板、舞台、桁架、灯光音响等等。在物料的制作这方面，木质背景板的效果就是比桁架背景板的效果要好，线阵音响就是比拉杆音箱听起来清晰震撼，LED屏幕P3的看起来就是要比P4的清楚，物料就是这样肯定是一分价钱一分货。
 

第三步，现场搭建，这是最容易出问题的一个环节，因为执行难从来就是所有行业的普遍现象，设计图做的再好，没有落地那也就是镜花水月罢了，所以，现场的搭建，往往就是根据实际情况不断调整，不断修正，争取最大限度的还原设计图的一个过程，因为在实际施工的过程中，各种搭建的物料不可能没有任何问题，物料的运输、尺寸的偏差、现场的天气、场地的平整、现场的布置、线路的连接、灯光的调试、节目彩排等等，每个环节都可能出现问题，现场搭建就是一个不断发现问题，解决问题的过程。另外，关于搭建，最好通宵干活的准备吧。
第四步，活动举办，前面所有的准备都是为了活动当天，所以活动举办的当天一定要全时盯场，根据活动流程，适时安排主持人、礼仪、模特、演艺人员等登场，并做好预案，及时应对突发状况的出现，例如音响没声音了、LED屏幕突然不亮了、主持人读错词了、互动气氛不够热烈等等。
 
第五步，撤场，活动终于完成了，撤场是最后一步，拆卸搬运、退押金、清理现场等，事情繁琐，如果现场剐蹭损坏，那麻烦事情来了，根据经验，基本上都是要被狠狠地扣掉一部分押金的。
活动的流程就是这些，所以，建议中小企业的公司，可以从这些环节缩减费用：
效果图，这直接就pass掉，跟广告公司沟通好大体的思路，是在不放心，可以让出一张平面图，知道各种物料的布置足以。
物料的制作，尽量少用烤漆台、木质背景板、亚克力发光字等材质，这些材质好不好，当然好，但是价格也是要比喷绘写真、KT板等材质贵得多，主体架构用桁架足以，包上一层喷绘布或者写真KT板，看上去也不错。
 
现场搭建，少做，尽量不做特殊造型，造型越复杂，价格肯定就越高，尽量多用模块化的物料，这样是最省时省力的方式，而且基本做出来造型也都挺美。
活动举办，这一部分的费用，主要看要请的主持人、礼仪模特、演艺人员的数量和“质量”，请10人和请1人价格肯定不一样，简单来说，就是高的比矮的贵、漂亮的比一般的贵、外籍比中国的贵。现实就是这么的残酷，颜值就是第一生产力。所以，这一部分，建议中小型的公司，可以直接用自己公司的主持人和才艺人员，能节省掉一大笔的费用。
 

撤场，主要是广告活动公司的事情，物料能回收的回收，能重复使用的重复使用，也能节省一部分费用。
所以，一般来说，会展中心50平的光地，或者酒店会场50平的舞台，按照上述思路来做的话，基本上5000块钱就可以拿下，能够满足基本的展会活动的需求了。